|
איך מטמיעים תוכנה חדשה בעסק
מאת: דני דינרמן
נתחיל בשאלת תם - מהי "הטמעת תוכנה"?
הטמעת תוכנה היא תהליך החדרת תוכנה חדשה לעסק/ארגון, כולל שלב
ההדרכות, ההתאמות והתפעול הראשוני, עד שכל העובדים והמנהלים יודעים להפיק את
התועלות שבגינם נרכשה התוכנה. לאחר סיום שלב ההטמעה, או למעשה - במקביל, יחל שלב
התמיכה הבסיסית בלקוח, בין אים באמצעות מדריכי הפעלה כתובים או מצולמים, שירות
לקוחות אנושי העונה לטלפון או מיילים ואף פעילויות רענון כגון הדרכות ועדכון לגבי
חידושים בתוכנה. למעשה, הטמעה היא תהליך
מדיד ביותר. בסיומו – המשתמש צריך לדעת וליישם את עבודתו במסגרת התוכנה.
בארגונים גדולים ובינוניים, תהליך ההטמעה צפוי להיות מורכב ויש לתכננו
היטב לאחר שלב אפיון ותכנון. לעומת זאת, בארגונים קטנים (עד 10 אנשים) התהליך גמיש
ופשוט יותר ולו רק בזכות שכמות המעורבים בתהליך קטנה ומאפשרת ריבוי פגישות תדרוך
והכוונה אישיות.
הטמעת תוכנה היא שינוי ארגוני – ולפעמים זה כואב
הטבע האנושי לא אוהב שינויים מהותיים. באופן כמעט אקסיומתי עובד
שהורגל לבצע את מלאכתו באמצעות כלי עבודה מסוים (למשל – תוכנה ישנה קיימת, עדכון
קובץ אקסל משוכלל או אפילו טבלת מעקב גביית כספים המעודכנת באופן ידני) יחשוש
במידה כזו או אחרת כאשר גורם זר (המטמיע) יכנס יום אחד לחייו ויגדיר מחדש את כללי
המשחק. החשש מובן: מסכי העבודה שונים,
הטרמינולוגיה שונה, ואוי ואבוי ... הכניסה לתוכנה היא דרך האינטרנט ... ללא תשומת
לב גבוהה ביותר מצד צות ההנהלה אצל הלקוח, עלולה להיסלל הדרך לכישלון תהליך
ההטמעה.
אז רגע לפני שגרמתי לכם לרגליים קרות, צריך להבין שהכל בר פתרון.
נקודת אור ראשונה: כל משתמש הוא מלך. חשוב
כי גם המטמיע וגם צוות ההנהלה אצל הלקוח יבינו כי כל משתמש צריך לרכוש את המוצר
מחדש ולהבין את התועלות שבמוצר עבור עבודת היומ-יום שלו. לדוגמא, כאשר איש/אשת
גבייה עבדו באותה תכנת ניהול כספים מזה כ-10 שנים, בבואנו להדריך אותם כיצד ניתן
לבצע את עבודתם בתוך מוצרי bmby, ראשית אנו מדגישים כי הם חשובים בעיננו מאוד וכל שאלה, תהייה או
חשש יקבלו מענה ראוי. אנו מדגישים כיצד החידוש הטכנולוגי מאפשר לעשות את אותן
הפעולות בפחות מאמץ ועם יותר "כיף" ובין היתר, כיצד הם יכולים לבצע את
עבודתם מחוץ למשרד.
נקודת אור שניה: מחויבות ארגונית. חשוב
מאוד שהעובדים יבינו כי נלקחה החלטה והם חייבים להתיישר על פיה. לא מן הנמנע
להדגיש אפילו את העלות של רכישת המוצר ועלות ההטמעה, כדי שהעובד יבין שנוצרה
מחויבות אמיתית להטמעת התוכנה ולהחליף כל פתרון קודם.
נקודת אור שלישית: מחויבות של ההנהלה. ללא
מחויבות אמיתית של ההנהלה לשימוש מהר ככל האפשר בתוכנה החדשה, העובדים לא יחושו
צורך אמיתי לשנות את הרגליהם. לפיכך, כאשר המערכת מספקת דוחות ניהוליים, המנהל
צריך לדרוש את הדיווח התקופתי מתוך המערכת החדשה ולא להסתפק בדוח מהשיטה הישנה.
לאחר 2-3 אירועים בהם המנהל יבהיר לעובדים היכן הוא מחפש את התשובות לשאלותיו (רמז
– בתוכנה החדשה), סביר להניח כי התכנה תוטמע בהצלחה יתרה ותצלח את השלב הקריטי ביותר
בתהליך ההטמעה. האמת היא שהתמונה אינה כה עגומה ונוקשה עבור המנהל. תהליך ההטמעה
יוכל להצליח במידה ואחד או יותר מעובדי השטח יאהב מאוד את התוכנה וירצה להבליט את
יתרונותיה למנהל ... ובכך אני חוזר לנקודת האור הראשונה על פיה כל משתמש הוא מלך.
נקודת אור רביעית: מינוי קצין תיאום וקישור. ב-bmby, בבואנו ללקוח חדש, אנו דורשים לעבוד בתחילה
מול עובד אחד מסוים אשר בין יתר עיסוקיו אחראי להיות צינור המידע והתיאום החשוב
בין המטמיע ובין העובדים בחברה. אותו עובד
ילווה את המטמיע כמעט בכל פגישותיו, יאסוף מידע חשוב להגדרות הבסיס של המערכת
ויתרונו הגדול הוא ביכולת שלו לדבר בשפת הארגון ולצמצם את בעיות התקשורת וחששות
העובדים. ראוי להדגיש – העובד שיבחר לטובת מלאכת התיאום והקישור יכול להיות כל
אחד או אחת שמכירים את הארגון ומסוגלים לעבוד במקביל למטמיע או עובדים נוספים
בעדכון הנתונים.
סיכום:
בעת החדרת תוכנה חדשה לארגון אשר לו שיטות עבודה קיימות, חשובה ביותר מידת המחויבות לביצוע שינוי
ארגוני, והבנה של הצוות הניהולי כי מדובר בתהליך רגיש ועדין. חשוב להקצות משאבי
זמן וכסף ראויים לתהליך ההטמעה, בד בבד עם תשומת לב ניהולית גבוהה ודחיפה של
המנהלים לתוצאות מהירות ברות השגה.
המלצה חמה: סיפרו של פרופ' ג'ון קוטר "להוביל לשינוי" העוסק
בתפקידה החשוב של ההנהלה בהובלת שינוי ארגוני ומחויבות לתהליך.
חזרה
| 
